Posts.

Kennis staat centraal

Als het volgende je niet bekend voorkomt, stop dan vooral met lezen: Organisaties welke op de een of andere manier zoeken naar een plaats om bedrijfsinformatie makkelijk inzichtelijk te maken voor haar medewerkers. Noem het een Wiki, catalogus of zelf bedrijfshandboek – initiatieven te over.

Een plaats om kennis centraal beschikbaar te maken, ook ik ben het vaker tegen gekomen. Een van mijn vorige werkgevers, Prodrive, trok er haar hand niet voor op en programmeerde zelf wel een omgeving. Kleinere bedrijven waar ik ben geweest maakten een Word-versie van een handboek. Maar een off-the-shelve product was ik nog niet tegen gekomen…

Totdat ik in aanraking kwam met TOPdesk. Niet geheel zonder toeval overigens – mijn wederhelft heeft een prima baan bij dit bedrijf. Al was zij niet de eerste welke mij heeft geïntroduceerd: dat was mijn collega Michel. Michel werkt al jaren met het pakket, om de simpele reden dat het hem overzicht gaf in alle beschikbare middelen. Maar het afgelopen jaar zijn we pas echt de centrale kennis gaan uitbuiten.

Met behulp van een van TOPdesk’s consultants zijn we begonnen met het indexeren van onze bedrijfsprocessen. We hebben onze zogenaamde kennisitems – items waarin problemen met mogelijke oplossingen beschreven staan – opgeschoond en uitgebreid. We hebben beschreven welke stappen genomen moeten worden als medewerkers in- of uitdienst gaan. Ook hebben we ons verdiept in de autorisatie stappen welke horen bij een nieuwe telefoon of notebook en hebben we een privatiseringrsmodel bedacht voor de overname van ‘oude’ computers. Wat TOPdesk heeft gedaan, is ons een centrale plaats gegeven om deze informatie weer te geven.

Wanneer je mijn bericht hebt gelezen over JAMF, dan komt je de term SSP wel bekend voor. Ook TOPdesk werkt met een SSP, een Self-Service portal. In dit geval is het niet zozeer een locatie waar software beschikbaar wordt gesteld, maar meer een plaats waar collega’s kennis op kunnen doen. Kennis over de locatie van autosleutels, het installeren van VPN op hun iPad of kennis over het installeren van software en aanvragen van hardware. En later ook kennis over HR, Facility of Office gerelateerde zaken.

Wat mij altijd al heeft geïntrigeerd, is begrijpen en beschrijven welke stappen er nu horen bij zo’n proces. Wat moet er nu eigenlijk echt gebeuren wanneer er een nieuwe collega gaat beginnen? Ben jij ook bezig met een dergelijke uitdaging? Ik hoor graag van je!

Beheer van Apple apparatuur – fluitje van een cent.

In mijn eerdere loopbaan – bijbaantjes bij een computer shop en nevenfuncties in IT onderdelen bij mijn professionelere carrière stappen – had ik al snel geleerd over de manieren waarop Windows computers centraal gemanaged konden worden. Een domein en Active Directory waren standaard. Microsoft zelf verzorgt ook al sinds jaar en dag enorme ladingen met opleidingen en certificaten voor het beheer daarvan. Maar mijn hart ligt bij Apple, en daar wist ik nog niet zo veel van….

Ongeveer een jaar geleden ben ik samen met mijn collega Michel gestart met de implementatie van JAMF. Wij hadden toen ongeveer 40 Mac computers onder onze hoeden, maar eigenlijk geen idee wat er mee gebeurde, op welke versie ze draaide en of ze wel veilig waren. Hiervoor zochten wij een oplossing, welke we vonden door de hulp van ICTeam.

JAMF is een pakket dat al langer bestaat, en geeft je de mogelijkheid om via door Apple ingebouwde systemen controle te krijgen over je zakelijke machines. Wij waren ineens in staat om software toe te staan of te verbieden, te pushen of verwijderen. We konden security settings zoals FileVault ineens centraal managen en elke machine voorzien van een uniek administrator account. We hebben zelfs een zoekgeraakte computer kunnen vergrendelen en wissen. Maar een van de mooiste opties vergrootte voor onze gebruikers de bruikbaarheid enorm – een SSP.

De SSP (Self-Service portal), is een soort eigen ‘App Store’, waarin je allerlei stukken software beschikbaar kan stellen. Denk aan applicaties (Adobe Creative Cloud of Microsoft Word), maar ook printer instellingen of nieuwe macOS versies. Gebruikers kunnen met letterlijk één druk op de knop, veilige en goedgekeurde software installeren zonder er over na te hoeven denken. Een afbeelding van onze huidige SSP vind je hieronder.

Ik kan iedereen met meer dan enkele Macs aanraden je eens te verdiepen in een dergelijk pakket. Wij gebruikten JAMF, maar er zijn vergelijkbare producten welke hetzelfde beloven.

De levels van leiding geven.

Leiding geven. We zijn snel geneigd te denken dat leiding geven betekend dat je precies verteld wat anderen moeten doen. Dat jij de puzzel oplost. Dat jij het beste jongetje van de klas bent. Dat jij alle oplossingen hebt.

Nog niet zo lang geleden stuitte ik op een interessante uiteenzetting van John Maxwell, welke overzicht biedt over wat leiderschap daadwerkelijk is en uit welke stappen leiderschap bestaat. Hij laat ook zien dat leiderschap iets van persoon tot persoon is: Je leiderschap met betrekking tot collega A, kan op een verschillend niveau zijn ten opzichte van collega B.

Ik wil je zeker aansporen dit artikel te lezen. Onderstaande afbeelding is ook daaruit overgenomen.

Spoiler alert: Stress en problemen wegnemen, een vangnet vormen voor je team en het individu helpen te groeien zijn belangrijke kenmerken. Of zoals Simon Sinek het brengt: Leaders eat Last.

McKinsey’s Three Horizons Model

Over de laatste jaren heen heb ik me wel eens oncomfortabel gevoeld bij het idee van het leiden van een bedrijf, puur op operationeel management. Veel van de bedrijven waar ik kom én waar ik deel van heb gemaakt, managen het overgrote deel van hun bedrijf op een day-to-day basis. Aansturing, KPI’s, mogelijkheden en onmogelijkheden voor hun medewerkers, etcetera, worden bepaald op basis van operationele inzet en kosten: wat levert het vandaag, morgen of maximaal eind van het jaar op: Een keep-alive mentality.

Niet zo lang geleden wees een collega mij op het bestaan van een model dat uitleg geeft over de operationele laag in een bedrijf, maar dat ook iets kan vertellen over de overige lagen: McKinsey’s Three Horizons Model. Dit model geeft uitleg in verschillende perspectieven: Welke projecten heb je binnen je bedrijf, en welke type personen heb je dan nodig bij dat project?

Het gaf mij een praatplaatje, om duidelijk te maken dat operations binnen je bedrijf extreem belangrijk is – het zorgt er uiteindelijk voor dat je lampen blijven branden – maar dat je niet je overige 2 lagen moet vergeten. Ook gaf het mij een soort van ‘bestaansrecht’, een uitleg waarom ik me niet kon vinden in pure operatie. Uiteindelijk verwacht ik dat een grote groep van je personeel juist om deze rede zal vragen naar visie – en bij je weg zal lopen wanneer het juist daaraan ontbreekt.

Kijk vooral ook eens op deze pagina, waar Andrea F. Hill een prettig leesbaar stuk heeft geschreven over het model en de typen personen binnen de horizonnen. Het volgende plaatje is ook van haar pagina afkomstig.

https://medium.com/frameplay/planning-for-future-growth-with-the-three-horizons-model-for-innovation-18ab29086ede

Inception Deck: Het startpunt van je project.

Als ontwikkelaar ben je gedoodverfd om overladen te worden met ‘must-haves’ in een project. Grote kans dat je klant moeilijk balans weet te vinden tussen geld-tijd-kwaliteit. In mijn ogen is het belangrijkste bij aanvang van je project dan ook om de neuzen dezelfde kant op te krijgen.

Mijn vriendin, welke geregeld mijn geratel over dergelijke onderwerpen moet aanhoren, wees me op het volgende: Het Inception Deck. Dit deck, in de basis een simpele PowerPoint presentatie, is een tool welke je met je team gebruikt om het eens te worden over de kaders van een project. Zo denk je na over waarom je aan je project begint, wat er wel-en niet in scope is, en hoe je de uitvoering vorm gaat geven.

Bij je volgende project, geeft het eens een kans! Op bovengenoemde pagina is een download beschikbaar van de presentatie. Het enige wat jij moet doen, is wat tijd beschikbaar maken om dit met je team in te vullen.

Een boek dat ik eerder had moeten lezen.

Als gadget liefhebben en techneut ben ik van kinds af aan al geïnteresseerd in computers, IT, en elektronica. Pas later ontdekte ik mijn liefde voor organisaties: Hoe zorg je er voor dat mensen welke écht iets weten over techniek, ook écht het beste uit zichzelf kunnen halen? Mijn geloof is dat “het systeem” altijd een behoorlijke bijdrage kan leveren.

In het boek “The Phoenix Project – By Gene Kim Kevin Behr“, legt de auteur op basis van fictieve verhaalvertelling uit wat dingen als “DevOps”, “The Three Ways”, en “Agile” kunnen betekenen voor een bedrijf. De vergelijking wordt getrokken tussen IT (Development, QA en Operations) en een productieafdeling voor auto onderdelen. Voor mij een eye-opener om meer te leren over de effectieve inzet van mensen, binnen multidisciplinaire groepen.

Dus, mocht je nog eens een paar avonden niks te doen hebben… ;-).

PS. Er bestaan ook samenvattingen.