Kennis staat centraal

Als het volgende je niet bekend voorkomt, stop dan vooral met lezen: Organisaties welke op de een of andere manier zoeken naar een plaats om bedrijfsinformatie makkelijk inzichtelijk te maken voor haar medewerkers. Noem het een Wiki, catalogus of zelf bedrijfshandboek – initiatieven te over.

Een plaats om kennis centraal beschikbaar te maken, ook ik ben het vaker tegen gekomen. Een van mijn vorige werkgevers, Prodrive, trok er haar hand niet voor op en programmeerde zelf wel een omgeving. Kleinere bedrijven waar ik ben geweest maakten een Word-versie van een handboek. Maar een off-the-shelve product was ik nog niet tegen gekomen…

Totdat ik in aanraking kwam met TOPdesk. Niet geheel zonder toeval overigens – mijn wederhelft heeft een prima baan bij dit bedrijf. Al was zij niet de eerste welke mij heeft geïntroduceerd: dat was mijn collega Michel. Michel werkt al jaren met het pakket, om de simpele reden dat het hem overzicht gaf in alle beschikbare middelen. Maar het afgelopen jaar zijn we pas echt de centrale kennis gaan uitbuiten.

Met behulp van een van TOPdesk’s consultants zijn we begonnen met het indexeren van onze bedrijfsprocessen. We hebben onze zogenaamde kennisitems – items waarin problemen met mogelijke oplossingen beschreven staan – opgeschoond en uitgebreid. We hebben beschreven welke stappen genomen moeten worden als medewerkers in- of uitdienst gaan. Ook hebben we ons verdiept in de autorisatie stappen welke horen bij een nieuwe telefoon of notebook en hebben we een privatiseringrsmodel bedacht voor de overname van ‘oude’ computers. Wat TOPdesk heeft gedaan, is ons een centrale plaats gegeven om deze informatie weer te geven.

Wanneer je mijn bericht hebt gelezen over JAMF, dan komt je de term SSP wel bekend voor. Ook TOPdesk werkt met een SSP, een Self-Service portal. In dit geval is het niet zozeer een locatie waar software beschikbaar wordt gesteld, maar meer een plaats waar collega’s kennis op kunnen doen. Kennis over de locatie van autosleutels, het installeren van VPN op hun iPad of kennis over het installeren van software en aanvragen van hardware. En later ook kennis over HR, Facility of Office gerelateerde zaken.

Wat mij altijd al heeft geïntrigeerd, is begrijpen en beschrijven welke stappen er nu horen bij zo’n proces. Wat moet er nu eigenlijk echt gebeuren wanneer er een nieuwe collega gaat beginnen? Ben jij ook bezig met een dergelijke uitdaging? Ik hoor graag van je!

Beheer van Apple apparatuur – fluitje van een cent.

In mijn eerdere loopbaan – bijbaantjes bij een computer shop en nevenfuncties in IT onderdelen bij mijn professionelere carrière stappen – had ik al snel geleerd over de manieren waarop Windows computers centraal gemanaged konden worden. Een domein en Active Directory waren standaard. Microsoft zelf verzorgt ook al sinds jaar en dag enorme ladingen met opleidingen en certificaten voor het beheer daarvan. Maar mijn hart ligt bij Apple, en daar wist ik nog niet zo veel van….

Ongeveer een jaar geleden ben ik samen met mijn collega Michel gestart met de implementatie van JAMF. Wij hadden toen ongeveer 40 Mac computers onder onze hoeden, maar eigenlijk geen idee wat er mee gebeurde, op welke versie ze draaide en of ze wel veilig waren. Hiervoor zochten wij een oplossing, welke we vonden door de hulp van ICTeam.

JAMF is een pakket dat al langer bestaat, en geeft je de mogelijkheid om via door Apple ingebouwde systemen controle te krijgen over je zakelijke machines. Wij waren ineens in staat om software toe te staan of te verbieden, te pushen of verwijderen. We konden security settings zoals FileVault ineens centraal managen en elke machine voorzien van een uniek administrator account. We hebben zelfs een zoekgeraakte computer kunnen vergrendelen en wissen. Maar een van de mooiste opties vergrootte voor onze gebruikers de bruikbaarheid enorm – een SSP.

De SSP (Self-Service portal), is een soort eigen ‘App Store’, waarin je allerlei stukken software beschikbaar kan stellen. Denk aan applicaties (Adobe Creative Cloud of Microsoft Word), maar ook printer instellingen of nieuwe macOS versies. Gebruikers kunnen met letterlijk één druk op de knop, veilige en goedgekeurde software installeren zonder er over na te hoeven denken. Een afbeelding van onze huidige SSP vind je hieronder.

Ik kan iedereen met meer dan enkele Macs aanraden je eens te verdiepen in een dergelijk pakket. Wij gebruikten JAMF, maar er zijn vergelijkbare producten welke hetzelfde beloven.