Kennis staat centraal

Als het volgende je niet bekend voorkomt, stop dan vooral met lezen: Organisaties welke op de een of andere manier zoeken naar een plaats om bedrijfsinformatie makkelijk inzichtelijk te maken voor haar medewerkers. Noem het een Wiki, catalogus of zelf bedrijfshandboek – initiatieven te over.

Een plaats om kennis centraal beschikbaar te maken, ook ik ben het vaker tegen gekomen. Een van mijn vorige werkgevers, Prodrive, trok er haar hand niet voor op en programmeerde zelf wel een omgeving. Kleinere bedrijven waar ik ben geweest maakten een Word-versie van een handboek. Maar een off-the-shelve product was ik nog niet tegen gekomen…

Totdat ik in aanraking kwam met TOPdesk. Niet geheel zonder toeval overigens – mijn wederhelft heeft een prima baan bij dit bedrijf. Al was zij niet de eerste welke mij heeft geïntroduceerd: dat was mijn collega Michel. Michel werkt al jaren met het pakket, om de simpele reden dat het hem overzicht gaf in alle beschikbare middelen. Maar het afgelopen jaar zijn we pas echt de centrale kennis gaan uitbuiten.

Met behulp van een van TOPdesk’s consultants zijn we begonnen met het indexeren van onze bedrijfsprocessen. We hebben onze zogenaamde kennisitems – items waarin problemen met mogelijke oplossingen beschreven staan – opgeschoond en uitgebreid. We hebben beschreven welke stappen genomen moeten worden als medewerkers in- of uitdienst gaan. Ook hebben we ons verdiept in de autorisatie stappen welke horen bij een nieuwe telefoon of notebook en hebben we een privatiseringrsmodel bedacht voor de overname van ‘oude’ computers. Wat TOPdesk heeft gedaan, is ons een centrale plaats gegeven om deze informatie weer te geven.

Wanneer je mijn bericht hebt gelezen over JAMF, dan komt je de term SSP wel bekend voor. Ook TOPdesk werkt met een SSP, een Self-Service portal. In dit geval is het niet zozeer een locatie waar software beschikbaar wordt gesteld, maar meer een plaats waar collega’s kennis op kunnen doen. Kennis over de locatie van autosleutels, het installeren van VPN op hun iPad of kennis over het installeren van software en aanvragen van hardware. En later ook kennis over HR, Facility of Office gerelateerde zaken.

Wat mij altijd al heeft geïntrigeerd, is begrijpen en beschrijven welke stappen er nu horen bij zo’n proces. Wat moet er nu eigenlijk echt gebeuren wanneer er een nieuwe collega gaat beginnen? Ben jij ook bezig met een dergelijke uitdaging? Ik hoor graag van je!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *